Pourquoi un guide de démarrage
Livoria regroupe beaucoup de fonctionnalités dans une seule interface : prospects, devis, factures, contrats, portail couple, emails, comptabilité, calendrier, tâches. Quand on découvre l'outil pour la première fois, on peut se demander par où commencer.
Ce guide vous accompagne étape par étape, de la création de votre compte jusqu'à l'enregistrement de votre premier mariage. En suivant ces étapes dans l'ordre, votre compte sera prêt en moins de 30 minutes.
Étape 1 : créer votre compte
Rendez-vous sur app.livoria.fr/register. Le formulaire vous demande quatre informations : votre prénom, votre nom, votre adresse email et un mot de passe.
Ensuite, vous choisissez votre offre. Quatre options s'offrent à vous.
Le plan Starter est gratuit pendant un an, sans carte bancaire. Il donne accès aux fonctions de base de Livoria (prospects, mariages, devis, factures et contrats en PDF, calendrier, rendez-vous, tâches) avec une limite de 5 mariages confirmés et 15 prospects par an. L'envoi des documents par email, la signature électronique, le portail couple, la facturation, la comptabilité et les emails automatiques sont réservés aux offres Essentiel et Fondateur. Elle s'adresse aux photographes qui débutent ou qui veulent tester l'outil sur de vrais mariages avant de payer.
Le plan Mensuel est à 19 € par mois, sans engagement. Mariages et prospects illimités, toutes les fonctionnalités incluses. Vous pouvez annuler à tout moment.
Le plan Annuel est à 179 € par an, soit environ 14,90 € par mois. Vous économisez l'équivalent de deux mois par rapport au plan mensuel.
Le plan Fondateur est un paiement unique de 499 € qui donne un accès à vie à Livoria. Limité à 20 places, il inclut un droit de vote sur les futures fonctionnalités, la possibilité de demander des développements spécifiques pendant 3 ans, et l'accès à la communauté privée des fondateurs. En savoir plus sur l'offre Fondateur.
Une fois votre offre sélectionnée, votre compte est créé et vous arrivez directement sur votre tableau de bord.
Si vous souhaitez d'abord voir l'outil sans créer de compte, la page Démo présente Livoria en vidéo en moins de 2 minutes. Vous pouvez aussi y réserver une démo live en visio pour poser vos questions et voir l'outil appliqué à votre activité.
Étape 2 : paramétrer votre profil et votre entreprise
C'est la première chose à faire avant toute autre action. Le paramétrage alimente toutes les informations qui apparaîtront sur vos devis, factures, contrats et emails.
Rendez-vous dans le menu Paramètres. Vous y trouverez la section Profil et entreprise. Importez votre logo : il sera repris sur tous vos documents. Renseignez les informations de votre entreprise : nom, adresse, SIRET, numéro de TVA si applicable. Livoria intègre un moteur de recherche connecté à l'INSEE qui vous permet de retrouver votre entreprise et de remplir automatiquement les champs administratifs.
Complétez ensuite la partie administrative : vos conditions de paiement, vos mentions légales, votre régime fiscal (micro-entreprise, EI, EURL, SASU, etc.). Ces informations sont utilisées pour générer des documents conformes à la réglementation française.
Étape 3 : configurer vos prestations
Toujours dans les paramètres, rendez-vous dans la rubrique Formules et tarifs. C'est ici que vous créez les formules, options et extras que vous proposez à vos couples.
Par exemple, vous pouvez créer une formule « Essentiel » qui couvre la cérémonie et le cocktail, une formule « Complète » qui ajoute les préparatifs et la soirée, et une formule « Prestige » qui inclut un album et une séance engagement.
Ajoutez ensuite vos options à la carte : second photographe, séance couple le lendemain, tirages fine art, album supplémentaire. Et vos extras : frais de déplacement, nuitée sur place, etc.
Ces prestations seront réutilisées à chaque création de devis. Au lieu de repartir de zéro, vous choisirez la formule et les options, et le montant se calculera tout seul.
Étape 4 : importer votre contrat
Dans Paramètres > Contrats, vous avez deux possibilités.
La première est d'importer votre propre contrat. Si vous avez déjà un contrat rédigé par un avocat (ce qui est fortement recommandé), vous pouvez le mettre en forme dans l'éditeur de Livoria en utilisant les variables dynamiques. Ces variables (nom des mariés, date du mariage, montant de la prestation…) se remplissent pour chaque couple.
La seconde est d'utiliser le modèle suggéré par Livoria comme point de départ. Ce modèle couvre les clauses les plus courantes (objet, prestation, tarifs, droit d'auteur, droit à l'image, annulation, RGPD), mais il n'a pas de valeur juridique en l'état. Il est vivement conseillé de le faire relire et adapter par un professionnel du droit avant de l'utiliser.
Importez également votre signature manuscrite dans la section dédiée. Elle sera apposée automatiquement sur vos contrats, et vos couples pourront signer électroniquement depuis leur portail.
Pour aller plus loin sur le sujet des contrats, consultez notre guide complet du contrat photographe de mariage.
Étape 5 : préparer vos templates d'emails
Dans Paramètres > Emails > Modèles d'emails, vous pouvez créer et personnaliser les emails que vous enverrez à vos couples tout au long de la collaboration.
Livoria propose des modèles pré-rédigés pour les situations les plus courantes : envoi de devis, envoi de contrat, confirmation de réservation, envoi de facture, relance de paiement, envoi de questionnaire, livraison de galerie, remerciement post-mariage.
Chaque template utilise des variables dynamiques (prénom du couple, date du mariage, montant, lien vers le portail) qui se remplissent automatiquement à l'envoi. Vous pouvez modifier le ton, la longueur et le contenu de chaque email pour qu'il corresponde à votre façon de communiquer.
Au-delà des templates individuels, vous pouvez aussi créer des modèles d'automatisation : une séquence d'emails qui se déclenchent automatiquement en fonction de dates ou de conditions. Par exemple, un email de rappel du questionnaire à J-60, un email de rappel du solde à J-30, un email de remerciement à J+1. Vous configurez la séquence une fois, et elle s'applique à chaque mariage. Livoria propose un modèle « mariage classique » que vous pouvez importer et personnaliser.
Étape 6 : importer votre plaquette tarifaire
Dans Paramètres > Plaquettes, importez votre plaquette en format PDF. Vous pouvez en ajouter jusqu'à cinq, par exemple des versions en plusieurs langues ou des plaquettes spécifiques (mariage, séance couple, événement).
Une fois importée, vous pourrez envoyer votre plaquette en un clic depuis la fiche de n'importe quel prospect, directement depuis Livoria. Plus besoin d'ouvrir votre boîte mail, de chercher le fichier et de rédiger un message à chaque fois.
Étape 7 : configurer votre formulaire de contact
Dans Paramètres > Formulaire de contact, vous pouvez créer un ou plusieurs formulaires de contact personnalisables. Choisissez les champs affichés (prénom, email, date de mariage, lieu, message, budget, etc.), personnalisez l'apparence et les textes, et configurez la réponse automatique que le couple recevra après soumission.
Le formulaire est disponible en plusieurs langues, ce qui est pratique si vous travaillez avec des couples internationaux.
Une fois créé, Livoria génère un code d'intégration que vous collez sur votre site web, qu'il tourne sous WordPress, Showit, Squarespace, Wix ou en HTML. Chaque soumission crée automatiquement un prospect dans votre pipeline Livoria et vous envoie une notification. Vous pouvez consulter notre guide d'intégration du formulaire pour le détail technique.
Au-delà du site web, le formulaire peut aussi être partagé via un lien direct ou un QR code, pour un salon du mariage ou une carte de visite.
Étape 8 : créer votre premier questionnaire couple
Dans Paramètres > Questionnaire, créez un template avec les sections et questions que vous posez habituellement à vos couples avant le mariage. Horaires des préparatifs, adresses des lieux, noms des témoins, moments importants à capturer, restrictions éventuelles, playlist du photographe, etc.
Ce template sera réutilisable pour chaque mariage. Vous pourrez aussi créer des questionnaires spécifiques si un mariage a des besoins particuliers. Les réponses des couples sont renseignées directement depuis leur portail et accessibles en temps réel dans votre espace.
Étape 9 : personnaliser votre tableau de bord
Le tableau de bord est la première chose que vous voyez en vous connectant. Il affiche en haut de page des indicateurs chiffrés, les KPI. Vous pouvez en afficher 4, 6 ou 8, et les choisir parmi 38 indicateurs disponibles : nombre de mariages confirmés, chiffre d'affaires facturé, chiffre d'affaires encaissé, nombre de prospects en cours, taux de conversion, panier moyen, et bien d'autres.
Sélectionnez les indicateurs qui comptent le plus pour vous à ce stade de votre activité. Vous pourrez les modifier à tout moment.
Le tableau de bord affiche aussi un graphique de vos demandes et confirmations par mois, la répartition de vos sources d'acquisition, et des rappels sur vos contrats en attente et vos tâches en cours.
Étape 10 : enregistrer votre premier prospect ou mariage
Votre plateforme est maintenant configurée. Vous êtes prêt à travailler.
Si vous avez un prospect en attente, créez-le depuis le menu Prospects. Renseignez les informations du couple et le détail de leur demande. Depuis sa fiche, vous pourrez lui envoyer votre plaquette en un clic, créer et envoyer un devis avec les prestations que vous avez configurées, et suivre l'avancement dans le pipeline visuel.
Quand le couple accepte votre devis (via le lien de l'email, ou parce que vous le validez vous-même), il passe dans l'onglet Mariages.
La fiche mariage regroupe tout ce qui concerne ce couple : informations personnelles, prestation choisie avec un aperçu financier détaillé, devis et factures (acompte, solde, avoir), contrat avec signature électronique, planning du jour J (que vous pouvez créer manuellement ou importer depuis un template de mariage classique, cérémonie ou intimiste), galerie avec suivi de progression du travail de retouche, messagerie interne, tâches spécifiques à ce mariage, dépenses associées (péages, déplacements, hébergement) qui alimentent le calcul de votre marge nette, emails automatiques planifiés ou conditionnels, et questionnaire couple.
Étape 11 : activer le portail couple
Dans la fiche mariage, le dernier onglet, Partage, permet d'activer le portail couple. En l'activant, Livoria génère une URL unique que vous envoyez à vos mariés.
Ce portail est un espace dédié, accessible sur mobile et ordinateur, où vos couples retrouvent tout ce qui les concerne : la messagerie interne pour échanger directement avec vous sans passer par les emails, le contrat à consulter et signer numériquement, les documents associés (devis, factures), le rétroplanning de préparation du mariage, le questionnaire à remplir, le planning du jour J (qu'ils peuvent compléter de leur côté, avec synchronisation dans votre espace), les contacts utiles du jour J (famille, témoins, avec noms et coordonnées), la liste des prestataires, la liste des invités (exportable pour le traiteur), le plan de table avec la possibilité de créer des tables rondes ou rectangulaires et d'y placer les invités, la liste des photos de groupe souhaitées (avec les invités concernés), et le suivi de la progression de la galerie une fois le mariage passé.
Vous choisissez quels menus sont visibles ou masqués pour chaque couple. C'est un espace que vous contrôlez entièrement.
Étape 12 : synchroniser votre calendrier
Dans le menu Calendrier, vous retrouvez tous vos mariages et tâches avec une vue par année, par mois ou par semaine. Livoria permet de synchroniser ce calendrier avec Google Agenda, Apple Calendar et Outlook dans les deux sens : vous pouvez exporter votre calendrier Livoria vers vos outils existants, et importer vos calendriers externes dans Livoria via leur URL.
Cela signifie que vous pouvez continuer à utiliser Google Agenda au quotidien tout en ayant vos mariages et tâches Livoria qui s'y affichent automatiquement. Vous pouvez aussi créer des rendez-vous et des indisponibilités directement dans le calendrier Livoria (vacances, jours off, créneaux de retouche).
Pour approfondir la gestion de votre planning, consultez notre article sur l'agenda du photographe de mariage.
Étape 13 : explorer la comptabilité
Le menu Comptabilité centralise toute la partie financière de votre activité. Vous y retrouvez votre chiffre d'affaires facturé et encaissé, vos dépenses, votre situation fiscale avec les calculs URSSAF, vos notes de frais, vos charges fixes, vos indemnités kilométriques (pour les statuts qui le permettent ; pensez à enregistrer votre véhicule dans les paramètres), vos tableaux d'amortissement de matériel, et la gestion de la TVA.
Toutes les données sont exportables pour votre comptable. Vous pouvez lui envoyer un fichier propre à chaque fin de trimestre ou de fin d'année, sans avoir à tout recompiler manuellement.
Étape 14 : découvrir Livoria Connect
Si vous êtes membre Fondateur, le menu Livoria Connect vous donne accès au réseau de recommandation entre photographes. Quand un couple vous contacte pour une date où vous n'êtes pas disponible, plutôt que de le laisser repartir sans réponse, vous pouvez lui recommander un confrère ou une consœur, membre Fondateur de Livoria et disponible à cette date.
Vous pouvez rechercher des photographes par disponibilité et par zone géographique. La participation est facultative : vous choisissez de rendre votre profil visible ou non. Un couple que vous ne pouviez pas prendre repart alors avec un nom, et un confrère récupère une date.
L'ordre des 30 premières minutes
Dans l'ordre, en créant votre compte :
Commencez par les paramètres : profil, entreprise, logo, informations administratives. Ensuite, créez vos prestations (formules, options, extras). Puis importez votre contrat et votre signature. Configurez vos templates d'emails et vos automatisations. Importez votre plaquette tarifaire. Créez votre formulaire de contact et intégrez-le sur votre site. Préparez votre questionnaire couple. Personnalisez vos KPIs du tableau de bord. Et enfin, enregistrez votre premier prospect ou mariage.
Une fois ces étapes faites, Livoria est opérationnel. Chaque nouveau mariage suivra le même circuit, de la demande à la livraison de la galerie, sans rien reconfigurer.
Commencer maintenant
Si vous n'avez pas encore de compte, le plan Starter est gratuit pendant un an, sans carte bancaire, avec les fonctions de base (limité à 5 mariages et 15 prospects). C'est suffisant pour configurer votre espace, prendre en main l'outil, et décider si Livoria correspond à votre façon de travailler.
Si vous avez des questions pendant la prise en main, écrivez-nous : le support est assuré par une personne, en France.
